記帳報稅 ／ 稅務憑證
無法拿到發票或收據時，
費用還能報帳嗎？支出證明單有用嗎？
進貨沒發票、出差忘了要收據、廠商就是不給……這些問題，會計師最常被問到。
📅 115年6月更新版 🏢 適用：公司 ／ 行號
🙋 這些問題，事務所幾乎每天都聽到：
「會計師，我們進貨拿不到發票怎麼辦？」
「廠商就是不肯給我們發票報帳啊～」
「從國外進口沒有報關，費用算不算？」
「對方不願意在勞報單上簽名，該怎麼辦？」
📘 先搞清楚：財務帳 vs. 稅務帳
不論公司或行號，平時交易都要記帳，這是「財務帳」，依照《商業會計法》規定，有交易就入帳。
每年五月申報營利事業所得稅時，則須依照稅法規定進行調整，調整後的帳叫「稅務帳」，用來計算課稅所得，決定是否要繳納營利事業所得稅（營所稅）。
兩者大多一致，但稅法有幾個特別規定：
費用限額規定
交際費、職工福利、伙食費、折舊費用等，均有法定上限。超過的部分（「超限」）稅局不承認，須帳外調整剔除。 |
合法憑證要求
未取得合法憑證，或扣繳不符規定的費用，稅務上同樣不予認列，甚至可能受罰。 |
⚠️ 簡單說：收入100萬元，拿100萬元費用發票不代表就能全部抵。費用必須符合「合法憑證」與「公司營業所必需」兩大要件，才能在稅務上認列。
📋 五個常見情境說明
情境一｜費用超限（以尾牙為例）
公司辦尾牙花了100萬元，取得統編三聯式發票，財務帳認列100萬元「職工福利」。但稅法計算後，當年度只允許認列1萬元。
| 財務帳 | 認列 100 萬元 |
| 稅務帳 | 僅認列 1 萬元，超限 99 萬元須剔除 |
| 課稅所得 | 增加 99 萬元 |
情境二｜無報關、無發票的進口貨物
以個人名義從國外進了50萬元的貨，沒有報關、沒有發票，難以主張進貨事實。國稅局視為未取得合法稅務憑證，甚至可能受罰。
| 財務帳 | 認列 50 萬元 |
| 稅務帳 | 不認列 |
| 課稅所得 | 增加 50 萬元 |
情境三｜出差搭計程車忘記要收據（1,200 元）
這個情境比較特別——原則上稅務上可以認列，但有兩個關鍵條件必須同時符合：
| 條件一｜公務性質 |
費用必須確實與公司業務有關。
✔ 出差拜訪客戶途中搭車 → 可以
✘ 搭車去遊樂園、私人行程 → 不行 |
| 條件二｜憑證補件 |
需取得經手人（即出差人）之書面證明作為憑證。若為包租計程車，則須另取具車行證明及經手人或出差人證明。 |
| 財務帳 | 認列 1,200 元 |
| 稅務帳 | 符合條件者，可認列（以出差人書面證明為憑） |
| 課稅所得 | 符合條件者，課稅所得不增加 |
📌 法令依據：乘坐計程車車資，准以經手人（即出差人）之證明為憑。但包租計程車應取具車行證明及經手人或出差人證明。
✅ 不只計程車：這些交通費都可以用經手人證明
依營利事業所得稅查核準則第 74 條，下列交通費同樣
准以經手人（即出差人）之證明為憑：
・火車、汽車（客運）、大眾捷運系統之車資
・
高鐵當日往返（非當日往返仍應以車票票根或購票證明為原始憑證）
・駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道（ETC）之
通行費・計程車車資（
包租計程車另須取具車行證明）
⚠️ 但別忘了第 74 條第 1 款：旅費仍須提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容的出差報告單，足資證明與營業有關，才會被認定。實務上國稅局查核從嚴，能保留票根或乘車證明仍應盡量保留。
情境四｜網路購買辦公設備，廠商只給出貨單（2,500 元）
可入財務帳，但報稅時需剔除，不能抵稅。
| 財務帳 | 認列 2,500 元 |
| 稅務帳 | 不認列 |
| 課稅所得 | 增加 2,500 元 |
🙅 「估價單」「銷貨單」「出貨單」都不能當憑證
這三種單據最常被誤以為可以報帳，但稅務上都不具憑證效力：
・
估價單：交易「前」的報價，連交易是否成立都證明不了
・
銷貨單、出貨單：交貨時的點交清單，證明的是「東西送到了」
共同的問題是——
它們都無法證明對方已依法開立憑證、報繳稅款。所以即使您確實付了錢、也有匯款紀錄，這筆支出在稅務上一樣不能認列。
情境五｜訂閱國外網路服務，無發票也未辦扣繳（6,000 元）
費用可入財務帳，但稅務不認列；另未辦理「境外電商扣繳申報」，還會有額外罰則。
| 財務帳 | 認列 6,000 元 |
| 稅務帳 | 不認列 |
| 課稅所得 | 增加 6,000 元，另有漏扣繳稅款罰則 |
✅ 那什麼才算「合法憑證」？
講完不能用的，這裡整理稅務上真正可以認列的憑證：
📍 統一發票：需載明公司統一編號
📍 普通收據：需蓋有免用統一發票專用章、負責人小章，並載明對方統編
📍 勞務報酬單：交易對象是個人時（如講師費、設計費、臨時工資），並依規定辦理扣繳
📍 一時貿易資料申報表：向沒有行號的個人購買貨物時使用
📍 經手人（出差人）證明：僅限前述交通費等特定項目
💸 沒有合法憑證，損失的不只一筆
・
營所稅：費用不能列報，課稅所得因此增加
・
營業稅：沒有進項發票，這筆支出的
進項稅額（5%）也不能扣抵・
罰則：依稅捐稽徵法第 44 條，應自他人取得憑證而未取得者，得就查明認定之總額處
5% 以下罰鍰（最高 100 萬元）
🧾 拿不到發票，這筆錢該用哪一種證明？
選一下您的情況，馬上知道該開「出差人證明單」（稅務可認列）還是「支出證明單」（僅供財務帳），並直接產生可列印的單據。免費、不留任何資料。
▶ 開始判斷並產生單據
🧾 那「支出證明單」有沒有用？
真的沒有合法憑證時，可試著用「支出證明單」或「經手人證明」作為財務帳依據。下圖是支出證明單的常見格式：
▲ 支出證明單範例（「單據遺失」為常見填寫情境）
但請注意，支出證明單並非萬能：
✔ 可以做到
在財務帳上認列該筆費用，符合《商業會計法》記帳要求 |
✘ 做不到
稅務上原則上仍不認列；並非所有費用都適用；使用有諸多限制 |
💡 有原則就有例外，但個案情況較複雜，建議諮詢會計師評估是否適用。
⚖️ 相關法規說明
《商業會計法》第 19 條
對外會計事項應有外來或對外憑證；內部會計事項應有內部憑證以資證明。
原始憑證因事實上限制無法取得，或因意外事故毀損、缺少或滅失者，除依法令規定程序辦理外，應根據事實及金額作成憑證，由商業負責人或其指定人員簽名或蓋章，憑以記帳。
無法取得原始憑證之會計事項，商業負責人得令經辦及主管該事項之人員，分別或共同證明。
⚠️ 此外，未取得合法憑證或未正確辦理扣繳，稅法均設有相應罰則，請務必留意。
✅ 結論與建議
能否合法運用支出證明單，仍須視實際個案情況而定。
長期而言，正常取得發票或收據、按照法令報稅、該繳的稅繳清楚，才是企業永續經營的基礎。
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🧭 接下來可能會用到：
支出證明單・出差人證明單產生器 →
國內出差旅費報告表（旅費要附行程證明）→
交際費限額計算機 →
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